PontivoPolitica de confidențialitate și acordul de prelucrare a datelor
Furnizorul Pontivo este [denumirea furnizorului], CUI [CUI], [adresa], email [contact@...]. Documentul are două părți:
- Partea A: datele clienților (patron, manageri, date de facturare). Pentru acestea, Furnizorul este operator.
- Partea B: datele angajaților clienților, prelucrate în aplicație. Pentru acestea, angajatorul (Clientul) este operator, iar Furnizorul este persoană împuternicită. Partea B este acordul de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR).
Partea A. Datele clienților
| Ce date | De ce | Temeiul | Cât timp |
|---|---|---|---|
| numele și emailul patronului, utilizatorii conturilor de manager și de pontaj, parolele (păstrate criptat de Google) | crearea și folosirea contului, resetarea parolei, anunțuri despre cont | executarea contractului | cât timp există contul; apoi se șterg |
| datele de facturare: denumire, CUI, Registrul Comerțului, adresă, email, telefon | emiterea facturilor și evidența plăților | obligație legală (contabilitate) | facturile: 10 ani, cât cere legea contabilității |
| mesajele trimise către noi | suport | interes legitim | cel mult 2 ani |
Nu vindem datele și nu le folosim pentru reclame. Aplicația nu folosește cookie-uri de urmărire sau statistici. Pe dispozitiv se salvează doar ce e necesar pentru funcționare (contul logat, setări locale, pontajele făcute fără internet până la trimitere).
Partea B. Acordul de prelucrare a datelor angajaților (art. 28 GDPR)
Acordul face parte din contractul dintre Client și Furnizor, încheiat prin acceptarea Termenilor, și durează cât timp Clientul folosește Pontivo, plus perioada de ștergere de mai jos.
B1. Ce date și de ce
| Categoria | Ce anume |
|---|---|
| identificare | numele angajatului, codul PIN, funcția, locația de muncă |
| timp de lucru | orele de intrare și ieșire, turele, programul, întârzierile, corecturile făcute de patron sau manager |
| poza de la pontaj | o poză făcută de telefonul firmei doar în momentul pontajului; aplicația verifică doar dacă în poză apare o față. Nu face recunoaștere facială și nu creează date biometrice. |
| locația | poziția GPS a telefonului firmei (aflat la locul de muncă), doar în momentul pontajului. Angajații nu sunt urmăriți și nu se folosesc telefoanele lor. |
| concedii | perioadele și tipul concediului (odihnă, medical, fără plată, învoire), fără documente medicale |
| salarizare (opțional) | tariful orar, dacă angajatorul îl introduce |
| acte (opțional) | bife că anumite acte au fost predate (fără documentele în sine) |
Scopul este evidența timpului de lucru (art. 119 Codul muncii) și verificarea că pontajul a fost făcut de angajatul respectiv, la locul de muncă. Temeiul îl stabilește Clientul, ca operator (obligație legală și interes legitim), care răspunde și de informarea angajaților și de condițiile din Legea 190/2018, art. 5.
B2. Ce face Furnizorul
- prelucrează datele doar pentru a furniza Pontivo și doar la instrucțiunile Clientului; instrucțiunile sunt setările și acțiunile Clientului în aplicație;
- nu folosește datele angajaților în alt scop și nu le transmite altora, cu excepția furnizorilor de infrastructură de la B4 sau când o cere legea;
- persoanele care au acces la date sunt obligate la confidențialitate. Accesul la datele unei firme se face doar la cererea Clientului (de exemplu pentru suport) sau când o cere legea;
- îl ajută pe Client să răspundă cererilor angajaților (acces, rectificare, ștergere), prin funcțiile aplicației (rapoarte, Excel, copie completă, ștergerea angajaților) sau la cerere;
- anunță Clientul fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de la aflarea unei încălcări a securității datelor firmei lui și îi dă informațiile necesare pentru a o raporta;
- pune la dispoziție, la cerere, informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui acord.
B3. Securitate
- fiecare firmă vede doar datele ei; regulile de acces sunt verificate automat pe server și testate la fiecare versiune;
- conturi separate pentru patron, manageri și telefoane, cu drepturi diferite (de exemplu managerul și telefonul nu văd pozele);
- conexiuni criptate (HTTPS) și date stocate criptat de Google;
- copii de siguranță zilnice, păstrate cel mult [14 săptămâni];
- istoricul modificărilor făcute de patron și manageri.
B4. Furnizori de infrastructură (persoane împuternicite secundare)
| Cine | Ce face | Unde |
|---|---|---|
| Google (Firebase / Google Cloud): Google Ireland Ltd. și Google LLC | baza de date, găzduirea aplicației, autentificarea conturilor și emailurile de cont (resetare parolă, confirmare email) | baza de date: Uniunea Europeană (Belgia și Țările de Jos). Unele servicii de autentificare pot prelucra date și în afara UE, cu garanțiile oferite de Google (clauze contractuale standard / Data Privacy Framework). |
Prin acest acord, Clientul este de acord cu folosirea acestor furnizori. Dacă adăugăm sau schimbăm un furnizor, anunțăm Clientul pe email cu cel puțin 30 de zile înainte; Clientul se poate opune și poate înceta contractul.
B5. Cât timp se păstrează datele
- pozele de la pontaj: se șterg automat după 30 de zile sau, dacă angajatorul alege asta în setări, după 60 de zile (de exemplu când salariile se calculează după ziua 30);
- locația telefonului firmei din momentul pontajului: se păstrează împreună cu tura, ca parte a evidenței timpului de lucru;
- celelalte date: cât timp Clientul folosește Pontivo. Clientul poate șterge oricând angajați, ture și concedii din aplicație;
- la încetarea contractului sau la cererea Clientului, ștergem toate datele firmei în cel mult 30 de zile. Dacă abonamentul a expirat și nu a fost reînnoit, ștergem datele după 90 de zile, cu anunț prealabil. Înainte de ștergere, Clientul poate primi la cerere o copie (fără poze);
- din copiile de siguranță, datele dispar automat în cel mult [14 săptămâni] după ștergere.
Drepturile persoanelor
Orice persoană are dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro).
Angajații se adresează în primul rând angajatorului lor, care este operatorul datelor din pontaj; noi îl ajutăm pe angajator să răspundă. Pentru datele clienților (Partea A), ne puteți scrie la [email].
Modificări
Schimbările importante le anunțăm pe emailul patronului cu cel puțin 30 de zile înainte.